# Logiciel de gestion scolaire sur mesure | MTechnology

> Logiciel sur mesure pour écoles, instituts et centres de formation : inscriptions, frais de scolarité, notes et certificats. Diagnostic gratuit.

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Secteurs · Éducation

# Logiciel sur mesure pour établissements d’enseignement : inscriptions, paiements et notes dans un seul système

Un logiciel de gestion pour établissement d’enseignement réunit au même endroit ce qui est aujourd’hui éparpillé entre tableurs, WhatsApp et guichet : candidature et inscription, encaissement des frais de scolarité et suivi des impayés, notes et bulletins, communication avec les familles et certificats. Nous le développons sur mesure pour l’école, l’institut ou le centre de formation, intégré à la passerelle de paiement et aux systèmes que vous utilisez déjà. Et si votre établissement ressemble à beaucoup d’autres et qu’un produit par abonnement vous suffit, nous vous le disons lors du diagnostic.

[Réserver un diagnostic gratuit](https://mtechnology.co/fr#contacto)[Nous écrire sur WhatsApp](https://wa.me/573502355765?text=Bonjour%2C%20je%20viens%20de%20la%20page%20consacr%C3%A9e%20aux%20%C3%A9tablissements%20d%E2%80%99enseignement%20et%20j%E2%80%99aimerais%20parler%20du%20logiciel%20de%20gestion%20de%20mon%20%C3%A9tablissement.)

Diagnostic de 30 minutes, gratuit et sans engagement · Du lundi au vendredi, 8 h–13 h et 14 h–17 h

![Des étudiants discutent dans un amphithéâtre universitaire aux pupitres en bois, avec des ordinateurs portables et un livre ouvert sur la table](https://mtechnology.co/_astro/educacion-aula-universitaria.Dpxq9yIu_LGLzr.webp)

Ce que nous voyons dans le secteur

## Quels problèmes résout un logiciel de gestion pour établissement d’enseignement ?

L’information manque rarement. Ce qui manque, c’est qu’elle soit au même endroit. Voici les symptômes les plus fréquents : si votre équipe en reconnaît trois ou plus, le problème ne vient pas des personnes, mais du système.

### Les inscriptions se font en file d’attente

Formulaires papier, photocopies de documents et un secrétariat qui ressaisit tout. En période d’inscription, le bureau est débordé au moment précis où arrivent le plus de nouvelles familles.

### Les impayés se relancent à la main

Frais de scolarité, échéances et accords de paiement sont rapprochés du relevé bancaire, et le rappel de paiement dépend de quelqu’un qui pense à l’envoyer.

### Les notes passent par trois fichiers avant le bulletin

Chaque enseignant a son tableau, la coordination consolide et le secrétariat monte le bulletin avec le barème de l’établissement.

### Les familles écrivent sur des WhatsApp personnels

Circulaires, convocations, relevés de compte et demandes arrivent sur les téléphones de l’équipe, sans traçabilité ni réponse dans les temps.

### Un certificat prend des jours

Attestations de scolarité, relevés de notes ou certificats de présence à une formation sont montés sous Word, signés puis scannés.

### Les déclarations au ministère se préparent à part

En Colombie, les données demandées par le SIMAT, le SIET ou le SNIES (les systèmes d’information du ministère de l’Éducation) sont reconsolidées à la main, parce que le système interne ne les a pas sous la forme requise.

Par type d’établissement

## De quoi chaque type d’établissement a-t-il besoin ?

Une école et un centre de formation professionnelle ne se gèrent pas de la même façon, et un logiciel utile à l’un peut gêner l’autre. Voici ce qui pèse généralement le plus dans chaque cas :

- **Écoles privées :** inscription annuelle avec les documents de chaque élève, frais de scolarité mensuels selon les tarifs approuvés pour l’année, bulletins par période avec le barème national et l’équivalence de leur propre système d’évaluation, communication constante avec les responsables légaux et, en Colombie, la déclaration des inscriptions au SIMAT. Avec une vigilance supplémentaire : la plupart des élèves sont mineurs.

- **Établissements de formation professionnelle (ETDH en Colombie) :** des établissements dotés d’une licence de fonctionnement et de programmes enregistrés au SIET, des cohortes qui démarrent à des dates différentes, des apprenants adultes qui paient en plusieurs fois et des certificats d’aptitude professionnelle qui doivent sortir sans erreur. Le défi est souvent le calendrier : plusieurs groupes ouverts en même temps, chacun avec son propre rythme de paiements et de notes.

- **Universités et formation continue :** la gestion académique centrale est généralement assurée par un grand système. Ce qui reste en dehors, ce sont les diplômes universitaires, formations courtes et séminaires vendus au public, payés en ligne et certifiés, qui n’entrent pas dans le calendrier semestriel. C’est là qu’un développement sur mesure se connecte sans rien remplacer.

- **Centres de formation pour entreprises et écoles privées spécialisées :** une formation qui s’achète sur calendrier. Le client doit voir l’horaire, les dates et le prix avant de s’inscrire, payer avec ou sans carte et recevoir son certificat à la fin. Dans les écoles de langues, de musique, de préparation aux examens ou de cours techniques, la vente et la gestion pédagogique sont un seul et même problème.

La question honnête

## Logiciel par abonnement ou sur mesure ? Quand choisir l’un ou l’autre

Un produit par abonnement vous convient si votre établissement fonctionne comme beaucoup d’autres — école avec des périodes régulières, bulletins au format habituel — et que vous préférez payer un abonnement mensuel plutôt que de porter un projet. Il existe plusieurs produits éprouvés pour les écoles, et si c’est votre cas, nous vous le dirons.

Un [logiciel sur mesure](https://mtechnology.co/fr/services/logiciel-sur-mesure) vous convient lorsque :

- **Votre modèle n’entre pas dans le produit :** des cohortes qui démarrent chaque mois, des programmes vendus au public, des certifications avec leurs propres règles.

- **Vous avez déjà essayé une plateforme** et votre équipe continue de suivre les impayés ou les notes sous Excel en parallèle.

- **Le système doit dialoguer avec les vôtres :** votre passerelle de paiement, votre CRM ou votre comptabilité, et non ceux fournis avec le produit.

- **Vous voulez que le code et les données vous appartiennent :** dans un développement réalisé par nous, c’est le cas, avec documentation et livraison formelle.

Il existe aussi une voie intermédiaire : la salle de classe dans un LMS que vous avez déjà et, sur mesure, la vente, l’inscription et l’encaissement autour. Et si vous choisissez un développement propre, quelqu’un doit maintenir le serveur, les sauvegardes et les mises à jour : c’est ce que couvre notre [hébergement géré](https://mtechnology.co/fr/services/hebergement-et-cloud).

Ce que nous construisons

## Ce que nous développons pour un établissement d’enseignement

Selon les besoins de votre établissement, le système peut inclure ces modules. Si vous cherchez surtout la salle de classe — contenus, devoirs, évaluations et certification en ligne —, le point de départ est notre [plateforme d’enseignement en ligne](https://mtechnology.co/fr/services/plateformes-e-learning).

01

### Admissions, candidature et inscription en ligne

Le candidat, l’élève ou son responsable légal saisit les données, téléverse les documents, accepte l’autorisation de traitement des données et se retrouve inscrit sans passer au guichet.

02

### Encaissements, échéances et impayés

Paiements en ligne, échéanciers, rappels automatiques et relevé de compte de chaque famille sous les yeux de la trésorerie.

03

### Notes, bulletins et certificats

Saisie des notes par enseignant, bulletins avec le barème de votre établissement et certificats générés dès que l’élève remplit les conditions.

04

### Portail pour élèves et familles

Notes, paiements, circulaires et documents en un seul accès, depuis le téléphone. Avec des rapports pour la direction : inscriptions, encaissements et impayés par période, sans attendre que quelqu’un consolide un fichier.

05

### Un site web qui vend vos programmes

Lorsque l’établissement vend des formations ouvertes au public : catalogue, fiche du programme et paiement dans le même parcours. C’est notre service de [conception et développement de sites web](https://mtechnology.co/fr/services/developpement-web).

06

### Un assistant WhatsApp pour les familles et les candidats, avec chaque demande enregistrée

Si ce qui vous déborde, ce sont les questions et demandes par WhatsApp, e-mail et téléphone, c’est ce que résout [Support 360](https://mtechnology.co/fr/support-360) : un assistant répond avec ce que l’établissement a déjà publié et cite sa source, ce qu’il ne sait pas passe à une personne, et chaque demande reçoit un numéro de dossier et une alerte avant l’échéance du délai.

Intégrations

## Avec quels systèmes s’intègre-t-il ?

Un système de gestion qui ne dialogue pas avec les autres crée un fichier de plus que quelqu’un doit rapprocher. Les trois premières intégrations sont déjà en production dans des projets de formation et d’événements ; les autres s’examinent lors du diagnostic, au cas par cas, avant de promettre quoi que ce soit.

### Paiements

Sur le site de Grupo Élite, l’achat d’une formation se paie avec PayU, avec possibilité de financement ; la billetterie du Congreso de Líderes encaisse avec Stripe. Les moyens de paiement listés sont ceux du marché colombien.

- PayU

- Carte bancaire

- PSE

- Baloto

- Efecty

- Stripe

### CRM

Les formulaires de Grupo Élite arrivent directement dans son CRM : l’équipe commerciale voit chaque prospect sans recopier de données.

- Kommo

### Formations et commerce sur WordPress

Pour publier des formations, modifier les prix et ouvrir des sessions sans dépendre de nous.

- WordPress

- WooCommerce

- LMS sur WordPress

### Facturation, messagerie et classe virtuelle : à examiner lors du diagnostic

Si votre établissement émet des factures électroniques, se connecte avec des comptes institutionnels ou dispose déjà d’une salle de classe virtuelle, nous examinons ce qui peut être connecté. Pour les déclarations officielles, le système peut être conçu pour stocker les données selon la structure que chacune exige, afin que leur préparation ne soit pas une nouvelle saisie.

- Facturation électronique avec votre logiciel comptable

- Google Workspace

- Microsoft 365

- Moodle ou un autre LMS

- Déclarations SIMAT, SIET et SNIES

Nous n’avons d’alliance commerciale avec aucun de ces fournisseurs, et nous ne développons pas de connexions directes avec les systèmes du ministère. Si votre établissement utilise un système absent de cette liste, il est examiné avant tout engagement.

Réglementation

## Quelles normes pèsent sur la gestion d’un établissement d’enseignement ? Le cas de la Colombie

En Colombie, chaque type d’établissement déclare à un système d’information différent du ministère de l’Éducation : les écoles enregistrent les inscriptions de la maternelle, du primaire et du secondaire dans le SIMAT ; les établissements de formation professionnelle (éducation pour le travail et le développement humain) enregistrent établissements et programmes agréés dans le SIET, par l’intermédiaire de leur secrétariat à l’éducation ; et l’enseignement supérieur déclare au SNIES. Un système bien conçu peut stocker les données de sorte que la préparation de ces déclarations n’oblige pas à les ressaisir.

Pour le primaire et le secondaire, le Décret 1290 de 2009, aujourd’hui compilé dans le Décret 1075 de 2015, fixe l’échelle nationale d’évaluation — Superior, Alto, Básico et Bajo — et laisse chaque établissement définir son propre système d’évaluation. C’est pourquoi les bulletins se configurent avec le barème et l’équivalence de votre établissement, et non avec un modèle.

La Loi 1581 de 2012 protège les données personnelles et accorde une protection renforcée à celles des enfants et des adolescents. Dans le système, cela se traduit par des choix de conception : qui voit quelle information selon sa fonction, avec quelle autorisation du responsable légal et où elle est stockée.

Nous décrivons le cadre général pour expliquer comment le système est conçu ; il ne s’agit pas d’un conseil juridique. Les obligations concrètes de votre établissement sont définies par votre secrétariat à l’éducation et votre conseiller juridique.

Notre méthode

## Comment travaillons-nous avec un établissement d’enseignement ?

- 01

### Diagnostic de 30 minutes, gratuit

Vous nous expliquez où votre équipe perd son temps, et nous vous disons s’il vous faut un produit, un développement ou une combinaison des deux.

- 02

### Analyse du processus

Avant de proposer des écrans, nous parlons avec ceux qui font le travail aujourd’hui : secrétariat pédagogique, trésorerie, coordination. Le bon logiciel naît du processus réel. La proposition, avec périmètre, investissement et date de livraison, est formalisée par écrit avant de commencer.

- 03

### Développement par livraisons successives

Vous testez des avancées fonctionnelles dans votre navigateur tout au long du projet, et non un document à la fin.

- 04

### Migration vérifiée et mise en service

Élèves, notes et historiques passent dans le nouveau système et sont vérifiés avec votre secrétariat avant la bascule, avec une mise en service planifiée selon votre calendrier scolaire.

- 05

### Formation, support et évolution

Votre équipe et vos enseignants apprennent à l’utiliser sans profil technique, et le code comme les données vous appartiennent. Le calendrier scolaire change chaque année, et le système évolue avec lui.

Projets réels

## Des projets de formation qui fonctionnent déjà avec nos systèmes

Les cas que nous pouvons montrer aujourd’hui relèvent de la formation en entreprise, de la certification et des événements de formation. Si votre établissement est une école ou une université, nous vous le disons d’emblée : ce que nous transposons de ces projets, c’est la partie la plus pénible pour tout établissement, vendre, inscrire, encaisser et certifier sans paperasse.

![Site web et plateforme d’enseignement de Grupo Élite](https://mtechnology.co/_astro/grupo-elite-portada-caso.BHJO-Eso_Z1MMcLI.webp)

Grupo Élite

### Un site qui vend et une plateforme qui enseigne

Grupo Élite forme, conseille et audite des systèmes de management en Colombie et au Pérou. Nous avons refait [le site de Grupo Élite](https://mtechnology.co/fr/portfolio/grupo-elite) et développé sa plateforme d’enseignement pour séparer deux activités qui se gênaient : le site vend — catalogue de formations et de diplômes, fiche avec horaire et paiement par PayU — et la plateforme enseigne : inscription, salles de classe, formateurs et certification en fin de programme.

[Voir le projet : Grupo Élite](https://mtechnology.co/fr/portfolio/grupo-elite)

![Plateforme de certifications en ligne d’ICSER sur ordinateur, tablette et téléphone](https://mtechnology.co/_astro/icser-mockup-multidispositivo.DOPadHtl_g0dIN.webp)

ICSER

### Des certifications en ligne pour des apprenants de plusieurs pays

ICSER Consultoría vend des certifications avec une petite équipe administrative. Nous avons développé [la plateforme de certifications d’ICSER](https://mtechnology.co/fr/portfolio/icser) : formations et certifications en ligne, paiements intégrés, accès depuis n’importe quel appareil et formation de son équipe.

[Voir le projet : ICSER](https://mtechnology.co/fr/portfolio/icser)

![Site de billetterie et d’accès virtuel du Congreso de Líderes](https://mtechnology.co/_astro/congreso-de-lideres-portada-caso.DoawH20v_b8fdb.webp)

Congreso de Líderes

### Billetterie et accès virtuel pour un événement de formation

Un événement international de formation au leadership. Nous avons réalisé [la billetterie et l’accès virtuel du Congreso de Líderes](https://mtechnology.co/fr/portfolio/congreso-de-lideres) : billets en présentiel, virtuels et de groupe vendus en ligne, et un espace utilisateur pour que les acheteurs d’un accès virtuel se connectent sans appeler personne.

[Voir le projet : Congreso de Líderes](https://mtechnology.co/fr/portfolio/congreso-de-lideres)

Les chiffres de parcours que Grupo Élite et le Congreso de Líderes publient sur leurs propres sites leur appartiennent ; ce ne sont pas des résultats de ces projets, et c’est pourquoi ils ne sont pas cités ici. [Voir tout le portfolio](https://mtechnology.co/fr/portfolio).

Services associés

## Les services adaptés à votre établissement

[

### Plateformes e-learning

La salle de classe en ligne : contenus, évaluations, inscription et certificats, avec votre marque et votre modèle pédagogique.

Découvrir le service](https://mtechnology.co/fr/services/plateformes-e-learning)[

### Logiciel sur mesure

Inscriptions, impayés, notes, bulletins et portail familles, connectés à votre passerelle de paiement et à votre comptabilité.

Découvrir le service](https://mtechnology.co/fr/services/logiciel-sur-mesure)[

### Développement web

Le site qui présente l’établissement et vend ses programmes, rapide sur mobile et pensé pour Google.

Découvrir le service](https://mtechnology.co/fr/services/developpement-web)[

### Hébergement et cloud

Serveur, sauvegardes et mises à jour du système, administrés par nos soins.

Découvrir le service](https://mtechnology.co/fr/services/hebergement-et-cloud)[

### Support informatique

Centre d’assistance et maintenance pour les salles informatiques et les postes administratifs.

Découvrir le service](https://mtechnology.co/fr/services/support-informatique)

Questions fréquentes

## Questions fréquentes des établissements d’enseignement

### Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion scolaire et en quoi diffère-t-il d’une plateforme d’enseignement en ligne ?

Le logiciel de gestion administre l’établissement : candidatures, inscriptions, encaissements, impayés, notes officielles, bulletins et certificats. La plateforme en ligne, ou LMS, est l’endroit où l’on enseigne : contenus, devoirs et évaluations. Beaucoup d’établissements ont besoin des deux, et les deux peuvent être connectés.

### Combien coûte un logiciel sur mesure pour un établissement d’enseignement ?

Cela dépend du nombre de processus couverts (inscriptions, impayés, notes, portail familles, certificats), des intégrations et de la migration éventuelle de données depuis un ancien système. C’est pourquoi l’investissement est précisé par écrit dans la proposition, après un diagnostic gratuit.

### Les familles peuvent-elles faire l’inscription sans se déplacer à l’école ?

Oui. Le responsable légal saisit les données depuis son téléphone ou son ordinateur, téléverse les documents, accepte l’autorisation de traitement des données et paie en ligne ; le secrétariat vérifie ce qu’il reçoit au lieu de le ressaisir. L’inscription en ligne fonctionne déjà dans la plateforme que nous avons développée pour [Grupo Élite](https://mtechnology.co/fr/portfolio/grupo-elite).

### Un assistant peut-il répondre aux familles et aux candidats sur WhatsApp ?

Oui. Avec [Support 360](https://mtechnology.co/fr/support-360), l’assistant répond avec les informations que l’établissement a validées —dates, conditions, tarifs publiés— et cite d’où il les tire ; ce qu’il ne peut pas justifier, ou ce qui concerne un cas particulier, il le transmet à une personne avec toute la conversation. Comme beaucoup d’élèves sont mineurs, les données demandées sur ce canal et qui peut les voir se définissent avec vous dès la conception.

### Comment sont protégées les données des élèves mineurs ?

En Colombie, la Loi 1581 de 2012 accorde une protection renforcée aux données des enfants et des adolescents. Dans le système, cela se traduit par des droits d’accès par rôle, pour que chacun ne voie que ce dont sa fonction a besoin, et par l’autorisation du responsable légal enregistrée lors de l’inscription. Le lieu d’hébergement des données se décide avec vous dès la conception.

### Travaillez-vous avec des écoles ou seulement avec la formation en entreprise ?

Les cas que nous pouvons montrer aujourd’hui relèvent de la formation en entreprise, de la certification et des événements de formation. Les problèmes de fond — inscriptions, encaissements, notes et certificats — sont les mêmes dans une école, et lors du diagnostic nous vous disons franchement si votre cas relève de nous ou d’un produit du marché.

## Où votre équipe administrative perd-elle son temps ?

Commençons par là. Nous développons des logiciels sur mesure et des [plateformes d’enseignement en ligne](https://mtechnology.co/fr/services/plateformes-e-learning) pour les établissements d’enseignement. [Réservez un diagnostic de 30 minutes](https://mtechnology.co/fr/contact), gratuit et sans engagement, et nous l’examinons avec votre processus réel, même si la réponse est un produit qui existe déjà.

Ce formulaire est fourni par notre prestataire CRM : vous devez donc accepter les cookies de **fonctionnalité**.

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[+57 350 235 5765](tel:+573502355765)[+57 601 846 0845](tel:+576018460845)[info@mtechnology.co](mailto:info@mtechnology.co)

Autres secteurs

## Nous travaillons aussi avec ces secteurs

- [**Logistique ** Moins de temps morts et des marchandises toujours visibles : toute l’activité sur un seul tableau de bord, de l’entrepôt au client.](https://mtechnology.co/fr/secteurs/logistique)

- [**E-commerce ** Vendre plus sans chaos : paiements, stock et expéditions qui fonctionnent comme un tout.](https://mtechnology.co/fr/secteurs/e-commerce)

- [**Santé ** Des agendas remplis et des patients mieux pris en charge, dans le respect de la réglementation de chaque pays.](https://mtechnology.co/fr/secteurs/sante)

- [**Tourisme et hôtellerie ** Un meilleur taux d’occupation et des clients qui reviennent : réservations, tarifs et accueil sans friction.](https://mtechnology.co/fr/secteurs/tourisme-et-hotellerie)

- [**Immobilier ** Conclure plus vite : prospects, contrats et encours clients sous contrôle, au même endroit.](https://mtechnology.co/fr/secteurs/immobilier)