# Software a la medida para instituciones educativas > Software a la medida para colegios, institutos y centros de formación: matrícula, cartera, notas y certificados en un solo sistema. Diagnóstico sin costo. URL: https://mtechnology.co/industrias/educacion --- Industrias · Educación # Software a la medida para instituciones educativas: matrícula, cartera y notas en un solo sistema Un software de gestión para instituciones educativas reúne en un mismo lugar lo que hoy vive repartido entre hojas de cálculo, WhatsApp y ventanilla: inscripción y matrícula, cobro de pensiones y cartera, notas y boletines, comunicación con familias y certificados. Lo construimos a la medida del colegio, instituto o centro de formación, integrado con la pasarela de pagos y los sistemas que usted ya usa. Y si su institución se parece a muchas otras y un producto por suscripción le basta, se lo decimos en el diagnóstico. [Agendar diagnóstico sin costo](https://mtechnology.co/#contacto)[Escribir por WhatsApp](https://wa.me/573502355765?text=Hola%2C%20vengo%20de%20la%20p%C3%A1gina%20de%20instituciones%20educativas%20y%20quiero%20hablar%20del%20software%20de%20gesti%C3%B3n%20de%20mi%20instituci%C3%B3n.) Diagnóstico de 30 minutos, sin costo ni compromiso · Lunes a viernes, 8:00–13:00 y 14:00–17:00 ![Estudiantes conversan en un auditorio universitario con pupitres de madera, portátiles y un libro abierto sobre la mesa](https://mtechnology.co/_astro/educacion-aula-universitaria.Dpxq9yIu_LGLzr.webp) Lo que vemos en el sector ## ¿Qué problemas resuelve un software de gestión para instituciones educativas? Casi nunca falta información. Falta que esté en un solo sitio. Estos son los síntomas que más se repiten, y si su equipo reconoce tres o más, el problema no es de personas: es de sistema. ### La matrícula se hace en fila Formularios en papel, fotocopias de documentos y una secretaría que digita todo otra vez. En temporada de matrícula la oficina se colapsa justo cuando más familias nuevas llegan. ### La cartera se persigue a mano Pensiones, cuotas y acuerdos de pago se concilian contra el extracto del banco, y el recordatorio de pago depende de que alguien se acuerde de mandarlo. ### Las notas pasan por tres archivos antes del boletín Cada docente en su planilla, coordinación consolidando y secretaría armando el informe con la escala institucional. ### Las familias preguntan por WhatsApp personal Circulares, citaciones, estados de cuenta y solicitudes llegan a los celulares del equipo, sin registro y sin respuesta a tiempo. ### Un certificado toma días Constancias de estudio, certificados de notas o de asistencia a un curso se arman en Word, se firman y se escanean. ### Los reportes al Ministerio se preparan aparte La información que pide SIMAT, SIET o SNIES se vuelve a consolidar a mano porque el sistema interno no la tiene como se necesita. Por tipo de institución ## ¿Qué necesita cada tipo de institución? Un colegio y un centro de formación empresarial no se administran igual, y un software que sirve para uno puede estorbarle al otro. Esto es lo que suele pesar más en cada caso: - **Colegios privados:** matrícula anual con los documentos de cada estudiante, pensiones mensuales con las tarifas aprobadas para el año, boletines por periodo con la escala nacional y la equivalencia de su sistema institucional de evaluación, comunicación constante con acudientes y el reporte de matrícula en SIMAT. Con un cuidado extra: la mayoría de sus estudiantes son menores de edad. - **Instituciones de educación para el trabajo (ETDH):** instituciones con licencia de funcionamiento y programas registrados en el SIET, cohortes que arrancan en fechas distintas, estudiantes adultos que pagan por cuotas y certificados de aptitud ocupacional que tienen que salir sin errores. El reto suele ser el calendario: varios grupos abiertos a la vez, cada uno con su propio ritmo de pagos y de notas. - **Universidades y educación continua:** la gestión académica central suele estar resuelta por un sistema grande. Lo que queda por fuera son los diplomados, cursos cortos y seminarios que se venden al público, se pagan en línea y se certifican, y que no caben en el calendario semestral. Ahí un desarrollo a la medida se conecta sin reemplazar nada. - **Centros de formación empresarial y academias:** formación que se compra por calendario. El cliente necesita ver horario, fechas y precio antes de inscribirse, pagar con o sin tarjeta y recibir su certificado al terminar. En academias de idiomas, música, preparación para exámenes o cursos técnicos, la venta y la operación académica son el mismo problema. La pregunta honesta ## ¿Software por suscripción o a la medida? Cuándo conviene cada uno Le conviene un producto por suscripción si su institución funciona como muchas otras —colegio con periodos regulares, boletines con el formato habitual— y prefiere pagar una mensualidad antes que tener un proyecto. Hay varios productos maduros para colegios, y si es su caso se lo diremos. Le conviene [software a la medida](https://mtechnology.co/servicios/software-a-la-medida) cuando: - **Su modelo no cabe en el producto:** cohortes que arrancan cada mes, programas que se venden al público, certificaciones con reglas propias. - **Ya probó una plataforma** y su equipo sigue llevando la cartera o las notas en Excel en paralelo. - **Necesita que el sistema hable con los suyos:** su pasarela, su CRM o su contabilidad, y no con los que trae el producto. - **Quiere que el código y los datos sean suyos:** en un desarrollo nuestro lo son, con documentación y entrega formal. También hay un camino intermedio: el aula en un LMS que ya tenga y, a la medida, la venta, la matrícula y el cobro alrededor de ella. Y si elige desarrollo propio, alguien tiene que mantener el servidor, las copias de seguridad y las actualizaciones: eso lo cubre nuestro [hosting administrado](https://mtechnology.co/servicios/hosting-y-cloud). Lo que construimos ## Qué construimos para una institución educativa Según lo que su institución necesite, el sistema puede incluir estos módulos. Si lo que busca es sobre todo el aula —contenidos, tareas, evaluaciones y certificación en línea—, el punto de partida es nuestra [plataforma académica virtual](https://mtechnology.co/servicios/plataformas-academicas). 01 ### Admisiones, inscripción y matrícula en línea El aspirante, el estudiante o el acudiente llena los datos, sube los documentos, acepta la autorización de tratamiento de datos y queda matriculado sin pasar por ventanilla. 02 ### Cobros, cuotas y cartera Pagos en línea, planes de cuotas, recordatorios automáticos y el estado de cuenta de cada familia a la vista de tesorería. 03 ### Notas, boletines y certificados Registro de notas por docente, boletines con la escala de su institución y certificados que se generan cuando el estudiante cumple los requisitos. 04 ### Portal para estudiantes y familias Notas, pagos, circulares y documentos en un solo acceso, desde el celular. Con reportes para dirección: matrícula, recaudo y cartera por periodo, sin esperar a que alguien consolide un archivo. 05 ### Un sitio web que vende sus programas Cuando la institución vende formación abierta: catálogo, ficha del programa y pago en el mismo recorrido. Es nuestro servicio de [diseño y desarrollo de páginas web](https://mtechnology.co/servicios/desarrollo-web). 06 ### Un asistente por WhatsApp para familias y aspirantes, con cada caso radicado Si lo que se le desborda son las preguntas y solicitudes por WhatsApp, correo y teléfono, eso lo resuelve [Soporte 360](https://mtechnology.co/soporte-360): un asistente responde con lo que la institución ya publicó y cita la fuente, lo que no sabe pasa a una persona, y cada caso queda con radicado y aviso antes de que venza el término. Integraciones ## ¿Con qué sistemas se integra? Un sistema de gestión que no habla con los demás crea otro archivo que alguien tiene que cuadrar. Las tres primeras integraciones ya las hemos puesto en producción en proyectos de formación y eventos; las demás se revisan en el diagnóstico, caso por caso, antes de prometer nada. ### Pagos En el sitio de Grupo Élite la compra de un curso se paga con PayU, con opción de financiación; la boletería del Congreso de Líderes cobra con Stripe. - PayU - Tarjeta - PSE - Baloto - Efecty - Stripe ### CRM Los formularios de Grupo Élite llegan directo a su CRM, así que ventas ve cada interesado sin copiar datos. - Kommo ### Cursos y comercio sobre WordPress Para publicar cursos, cambiar precios y abrir convocatorias sin depender de nosotros. - WordPress - WooCommerce - LMS sobre WordPress ### Facturación, correo y aula virtual: se revisan en el diagnóstico Si su institución factura electrónicamente, entra con cuentas institucionales o ya tiene un aula virtual, revisamos qué se puede conectar. Para los reportes oficiales, el sistema se puede diseñar para guardar los datos con la estructura que pide cada uno, para que prepararlos no sea volver a digitar. - Facturación electrónica con su software contable - Google Workspace - Microsoft 365 - Moodle u otro LMS - Reportes SIMAT, SIET y SNIES No tenemos alianza comercial con ninguno de estos proveedores, y no construimos conexiones directas con los sistemas del Ministerio. Si su institución usa un sistema que no está en esta lista, se revisa antes de comprometerse. Normativa ## ¿Qué normas pesan en la gestión de una institución educativa? El caso de Colombia Cada tipo de institución reporta a un sistema de información distinto del Ministerio de Educación: los colegios registran la matrícula de preescolar, básica y media en el SIMAT; las instituciones de educación para el trabajo y el desarrollo humano registran instituciones y programas con licencia en el SIET, a través de su secretaría de educación; y la educación superior reporta al SNIES. Un sistema bien diseñado puede guardar los datos de forma que preparar esos reportes no obligue a volver a digitarlos. En básica y media, el Decreto 1290 de 2009, hoy compilado en el Decreto 1075 de 2015, fija la escala nacional de valoración —Superior, Alto, Básico y Bajo— y deja que cada institución defina su propio sistema de evaluación. Por eso los boletines se configuran con la escala y la equivalencia de su institución, no con una plantilla. La Ley 1581 de 2012 protege los datos personales y da un tratamiento reforzado a los de niños, niñas y adolescentes. En el sistema eso se traduce en decisiones de diseño: quién ve qué información según su cargo, con qué autorización del acudiente y dónde se guarda. Describimos el marco general para explicar cómo se diseña el sistema; no es asesoría jurídica. Las obligaciones concretas de su institución las define su secretaría de educación y su asesor legal. Cómo trabajamos ## ¿Cómo trabajamos con una institución educativa? - 01 ### Diagnóstico de 30 minutos, sin costo Nos cuenta dónde se le va el tiempo a su equipo y le decimos si le conviene un producto, un desarrollo o una combinación. - 02 ### Levantamiento del proceso Antes de proponer pantallas hablamos con quien hace hoy el trabajo: secretaría académica, tesorería, coordinación. El software correcto sale del proceso real. La propuesta, con alcance, inversión y fecha de entrega, queda por escrito antes de empezar. - 03 ### Construcción por entregas Usted prueba avances funcionando en su navegador a lo largo del proyecto, no un documento al final. - 04 ### Migración verificada y salida en vivo Estudiantes, notas e históricos pasan al sistema nuevo y se verifican con su secretaría antes del cambio, con la salida en vivo planeada con su calendario académico. - 05 ### Capacitación, soporte y evolución Su equipo y sus docentes aprenden a usarlo sin necesidad de perfil técnico, y el código y los datos son suyos. El calendario académico cambia cada año, y el sistema cambia con él. Casos reales ## Proyectos de formación que ya operan con sistemas nuestros Los casos que podemos mostrar hoy son de formación empresarial, certificación y eventos de formación. Si su institución es un colegio o una universidad, se lo decimos de entrada: lo que sí trasladamos de estos proyectos es la parte que más duele en cualquier institución, vender, matricular, cobrar y certificar sin papeleo. ![Sitio web y plataforma académica de Grupo Élite](https://mtechnology.co/_astro/grupo-elite-portada-caso.BHJO-Eso_Z1MMcLI.webp) Grupo Élite ### Un sitio que vende y una plataforma que enseña Grupo Élite forma, asesora y audita sistemas de gestión en Colombia y Perú. Rediseñamos [el sitio de Grupo Élite](https://mtechnology.co/portafolio/grupo-elite) y desarrollamos su plataforma académica para separar dos negocios que se estorbaban: el sitio vende —catálogo de cursos y diplomados, ficha con horario y pago con PayU— y la plataforma académica enseña: matrícula, aulas, instructores y certificación al final del programa. [Ver el caso : Grupo Élite](https://mtechnology.co/portafolio/grupo-elite) ![Plataforma de certificaciones en línea de ICSER en computador, tableta y teléfono](https://mtechnology.co/_astro/icser-mockup-multidispositivo.DOPadHtl_g0dIN.webp) ICSER ### Certificaciones en línea para estudiantes de varios países ICSER Consultoría vende certificaciones con un equipo administrativo pequeño. Construimos [la plataforma de certificaciones de ICSER](https://mtechnology.co/portafolio/icser): cursos y certificaciones en línea, pagos integrados, acceso desde cualquier dispositivo y capacitación a su equipo. [Ver el caso : ICSER](https://mtechnology.co/portafolio/icser) ![Sitio de boletería y acceso virtual del Congreso de Líderes](https://mtechnology.co/_astro/congreso-de-lideres-portada-caso.DoawH20v_b8fdb.webp) Congreso de Líderes ### Boletería y acceso virtual para un evento de formación Un evento internacional de formación en liderazgo. Hicimos [la boletería y el acceso virtual del Congreso de Líderes](https://mtechnology.co/portafolio/congreso-de-lideres): boletas presencial, virtual y grupal vendidas en línea, y un área de usuario para que quien compró acceso virtual entre sin llamar a nadie. [Ver el caso : Congreso de Líderes](https://mtechnology.co/portafolio/congreso-de-lideres) Las cifras de trayectoria que publican Grupo Élite y el Congreso de Líderes en sus propios sitios son suyas, no un resultado de estos proyectos, y por eso no se citan aquí. [Ver todo el portafolio](https://mtechnology.co/portafolio). Servicios que aplican ## Servicios que aplican a su institución [ ### Plataformas académicas El aula en línea: contenidos, evaluaciones, matrícula y certificados, con su marca y su modelo educativo. Conocer el servicio](https://mtechnology.co/servicios/plataformas-academicas)[ ### Software a la medida Matrícula, cartera, notas, boletines y portal de familias, conectados con su pasarela y su contabilidad. Conocer el servicio](https://mtechnology.co/servicios/software-a-la-medida)[ ### Desarrollo web El sitio que presenta la institución y vende sus programas, rápido en el celular y pensado para Google. Conocer el servicio](https://mtechnology.co/servicios/desarrollo-web)[ ### Hosting y cloud Servidor, copias de seguridad y actualizaciones del sistema, administrados por nosotros. Conocer el servicio](https://mtechnology.co/servicios/hosting-y-cloud)[ ### Soporte TI Mesa de ayuda y mantenimiento para las salas de sistemas y los equipos administrativos. Conocer el servicio](https://mtechnology.co/servicios/soporte-ti) Preguntas frecuentes ## Preguntas frecuentes de instituciones educativas ### ¿Qué es un software de gestión académica y en qué se diferencia de una plataforma virtual? El software de gestión académica administra la institución: inscripción, matrícula, cobros, cartera, notas oficiales, boletines y certificados. La plataforma virtual o LMS es donde se enseña: contenidos, tareas y evaluaciones. Muchas instituciones necesitan las dos, y las dos se pueden conectar. ### ¿Cuánto cuesta un software a la medida para una institución educativa? Depende de cuántos procesos cubra (matrícula, cartera, notas, portal de familias, certificados), de las integraciones y de si se migra información de un sistema anterior. Por eso la inversión queda por escrito en la propuesta, después de un diagnóstico sin costo. ### ¿Las familias pueden hacer la matrícula sin ir al colegio? Sí. El acudiente llena los datos desde el celular o el computador, sube los documentos, acepta la autorización de tratamiento de datos y paga en línea; secretaría revisa lo recibido en lugar de digitarlo. La matrícula en línea ya funciona en la plataforma que desarrollamos para [Grupo Élite](https://mtechnology.co/portafolio/grupo-elite). ### ¿Un asistente puede responder a familias y aspirantes por WhatsApp? Sí. Con [Soporte 360](https://mtechnology.co/soporte-360), el asistente responde con la información que la institución aprobó —fechas, requisitos, costos publicados— y cita de dónde la saca; lo que no puede respaldar, o lo que toca un caso particular, se lo pasa a una persona con la conversación completa. Como muchos estudiantes son menores de edad, qué datos se piden por ese canal y quién los ve se define con usted desde el diseño. ### ¿Cómo se protegen los datos de estudiantes menores de edad? La Ley 1581 de 2012 da un tratamiento reforzado a los datos de niños, niñas y adolescentes. En el sistema eso se traduce en permisos por rol, para que cada persona vea solo lo que su cargo necesita, y en la autorización del acudiente registrada en la matrícula. Dónde se alojan los datos se decide con usted desde el diseño. ### ¿Trabajan con colegios o solo con formación empresarial? Los casos que hoy podemos mostrar son de formación empresarial, certificación y eventos de formación. Los problemas de fondo —matrícula, cobro, notas y certificados— son los mismos en un colegio, y en el diagnóstico le decimos con franqueza si su caso lo resolvemos nosotros o un producto del mercado. ## ¿Dónde se le va el tiempo a su equipo administrativo? Empecemos por ahí. Construimos software a la medida y [plataformas académicas](https://mtechnology.co/servicios/plataformas-academicas) para instituciones educativas. [Agende un diagnóstico de 30 minutos](https://mtechnology.co/contacto), sin costo y sin compromiso, y lo revisamos con su proceso real, aunque la respuesta sea un producto que ya existe. El formulario lo sirve nuestro proveedor de CRM, así que necesita que usted acepte las cookies de **funcionalidad**. Abrir preferencias de cookies[O escríbanos por WhatsApp](https://wa.me/573502355765) Agendar los 30 minutos[Escribir por WhatsApp](https://wa.me/573502355765?text=Hola%2C%20vengo%20de%20la%20p%C3%A1gina%20de%20instituciones%20educativas%20y%20quiero%20hablar%20del%20software%20de%20gesti%C3%B3n%20de%20mi%20instituci%C3%B3n.) [+57 350 235 5765](tel:+573502355765)[+57 601 846 0845](tel:+576018460845)[info@mtechnology.co](mailto:info@mtechnology.co) Otras industrias ## También trabajamos con estos sectores - [**Logística ** Menos tiempos muertos y carga siempre visible: la operación completa en un solo tablero, de la bodega al cliente.](https://mtechnology.co/industrias/logistica) - [**Ecommerce ** Vender más sin caos: pagos, inventario y despachos funcionando como una sola pieza.](https://mtechnology.co/industrias/ecommerce) - [**Salud ** Agendas llenas y pacientes mejor atendidos, cumpliendo la normativa de cada país.](https://mtechnology.co/industrias/salud) - [**Turismo y hotelería ** Más ocupación y huéspedes que vuelven: reservas, tarifas y atención sin fricciones.](https://mtechnology.co/industrias/turismo-y-hoteleria) - [**Inmobiliaria ** Cerrar negocios más rápido: prospectos, contratos y cartera bajo control en un solo lugar.](https://mtechnology.co/industrias/inmobiliaria)