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Industrias · Educación
Un software de gestión para instituciones educativas reúne en un mismo lugar lo que hoy vive repartido entre hojas de cálculo, WhatsApp y ventanilla: inscripción y matrícula, cobro de pensiones y cartera, notas y boletines, comunicación con familias y certificados. Lo construimos a la medida del colegio, instituto o centro de formación, integrado con la pasarela de pagos y los sistemas que usted ya usa. Y si su institución se parece a muchas otras y un producto por suscripción le basta, se lo decimos en el diagnóstico.
Diagnóstico de 30 minutos, sin costo ni compromiso · Lunes a viernes, 8:00–13:00 y 14:00–17:00
Casi nunca falta información. Falta que esté en un solo sitio. Estos son los síntomas que más se repiten, y si su equipo reconoce tres o más, el problema no es de personas: es de sistema.
Formularios en papel, fotocopias de documentos y una secretaría que digita todo otra vez. En temporada de matrícula la oficina se colapsa justo cuando más familias nuevas llegan.
Pensiones, cuotas y acuerdos de pago se concilian contra el extracto del banco, y el recordatorio de pago depende de que alguien se acuerde de mandarlo.
Cada docente en su planilla, coordinación consolidando y secretaría armando el informe con la escala institucional.
Circulares, citaciones, estados de cuenta y solicitudes llegan a los celulares del equipo, sin registro y sin respuesta a tiempo.
Constancias de estudio, certificados de notas o de asistencia a un curso se arman en Word, se firman y se escanean.
La información que pide SIMAT, SIET o SNIES se vuelve a consolidar a mano porque el sistema interno no la tiene como se necesita.
Un colegio y un centro de formación empresarial no se administran igual, y un software que sirve para uno puede estorbarle al otro. Esto es lo que suele pesar más en cada caso:
Le conviene un producto por suscripción si su institución funciona como muchas otras —colegio con periodos regulares, boletines con el formato habitual— y prefiere pagar una mensualidad antes que tener un proyecto. Hay varios productos maduros para colegios, y si es su caso se lo diremos.
Le conviene software a la medida cuando:
También hay un camino intermedio: el aula en un LMS que ya tenga y, a la medida, la venta, la matrícula y el cobro alrededor de ella. Y si elige desarrollo propio, alguien tiene que mantener el servidor, las copias de seguridad y las actualizaciones: eso lo cubre nuestro hosting administrado.
Según lo que su institución necesite, el sistema puede incluir estos módulos. Si lo que busca es sobre todo el aula —contenidos, tareas, evaluaciones y certificación en línea—, el punto de partida es nuestra plataforma académica virtual.
El aspirante, el estudiante o el acudiente llena los datos, sube los documentos, acepta la autorización de tratamiento de datos y queda matriculado sin pasar por ventanilla.
Pagos en línea, planes de cuotas, recordatorios automáticos y el estado de cuenta de cada familia a la vista de tesorería.
Registro de notas por docente, boletines con la escala de su institución y certificados que se generan cuando el estudiante cumple los requisitos.
Notas, pagos, circulares y documentos en un solo acceso, desde el celular. Con reportes para dirección: matrícula, recaudo y cartera por periodo, sin esperar a que alguien consolide un archivo.
Cuando la institución vende formación abierta: catálogo, ficha del programa y pago en el mismo recorrido. Es nuestro servicio de diseño y desarrollo de páginas web.
Si lo que se le desborda son las preguntas y solicitudes por WhatsApp, correo y teléfono, eso lo resuelve Soporte 360: un asistente responde con lo que la institución ya publicó y cita la fuente, lo que no sabe pasa a una persona, y cada caso queda con radicado y aviso antes de que venza el término.
Un sistema de gestión que no habla con los demás crea otro archivo que alguien tiene que cuadrar. Las tres primeras integraciones ya las hemos puesto en producción en proyectos de formación y eventos; las demás se revisan en el diagnóstico, caso por caso, antes de prometer nada.
En el sitio de Grupo Élite la compra de un curso se paga con PayU, con opción de financiación; la boletería del Congreso de Líderes cobra con Stripe.
Los formularios de Grupo Élite llegan directo a su CRM, así que ventas ve cada interesado sin copiar datos.
Para publicar cursos, cambiar precios y abrir convocatorias sin depender de nosotros.
Si su institución factura electrónicamente, entra con cuentas institucionales o ya tiene un aula virtual, revisamos qué se puede conectar. Para los reportes oficiales, el sistema se puede diseñar para guardar los datos con la estructura que pide cada uno, para que prepararlos no sea volver a digitar.
No tenemos alianza comercial con ninguno de estos proveedores, y no construimos conexiones directas con los sistemas del Ministerio. Si su institución usa un sistema que no está en esta lista, se revisa antes de comprometerse.
Cada tipo de institución reporta a un sistema de información distinto del Ministerio de Educación: los colegios registran la matrícula de preescolar, básica y media en el SIMAT; las instituciones de educación para el trabajo y el desarrollo humano registran instituciones y programas con licencia en el SIET, a través de su secretaría de educación; y la educación superior reporta al SNIES. Un sistema bien diseñado puede guardar los datos de forma que preparar esos reportes no obligue a volver a digitarlos.
En básica y media, el Decreto 1290 de 2009, hoy compilado en el Decreto 1075 de 2015, fija la escala nacional de valoración —Superior, Alto, Básico y Bajo— y deja que cada institución defina su propio sistema de evaluación. Por eso los boletines se configuran con la escala y la equivalencia de su institución, no con una plantilla.
La Ley 1581 de 2012 protege los datos personales y da un tratamiento reforzado a los de niños, niñas y adolescentes. En el sistema eso se traduce en decisiones de diseño: quién ve qué información según su cargo, con qué autorización del acudiente y dónde se guarda.
Describimos el marco general para explicar cómo se diseña el sistema; no es asesoría jurídica. Las obligaciones concretas de su institución las define su secretaría de educación y su asesor legal.
Nos cuenta dónde se le va el tiempo a su equipo y le decimos si le conviene un producto, un desarrollo o una combinación.
Antes de proponer pantallas hablamos con quien hace hoy el trabajo: secretaría académica, tesorería, coordinación. El software correcto sale del proceso real. La propuesta, con alcance, inversión y fecha de entrega, queda por escrito antes de empezar.
Usted prueba avances funcionando en su navegador a lo largo del proyecto, no un documento al final.
Estudiantes, notas e históricos pasan al sistema nuevo y se verifican con su secretaría antes del cambio, con la salida en vivo planeada con su calendario académico.
Su equipo y sus docentes aprenden a usarlo sin necesidad de perfil técnico, y el código y los datos son suyos. El calendario académico cambia cada año, y el sistema cambia con él.
Los casos que podemos mostrar hoy son de formación empresarial, certificación y eventos de formación. Si su institución es un colegio o una universidad, se lo decimos de entrada: lo que sí trasladamos de estos proyectos es la parte que más duele en cualquier institución, vender, matricular, cobrar y certificar sin papeleo.
Grupo Élite forma, asesora y audita sistemas de gestión en Colombia y Perú. Rediseñamos el sitio de Grupo Élite y desarrollamos su plataforma académica para separar dos negocios que se estorbaban: el sitio vende —catálogo de cursos y diplomados, ficha con horario y pago con PayU— y la plataforma académica enseña: matrícula, aulas, instructores y certificación al final del programa.
Ver el caso: Grupo Élite
ICSER Consultoría vende certificaciones con un equipo administrativo pequeño. Construimos la plataforma de certificaciones de ICSER: cursos y certificaciones en línea, pagos integrados, acceso desde cualquier dispositivo y capacitación a su equipo.
Ver el caso: ICSER
Un evento internacional de formación en liderazgo. Hicimos la boletería y el acceso virtual del Congreso de Líderes: boletas presencial, virtual y grupal vendidas en línea, y un área de usuario para que quien compró acceso virtual entre sin llamar a nadie.
Ver el caso: Congreso de LíderesLas cifras de trayectoria que publican Grupo Élite y el Congreso de Líderes en sus propios sitios son suyas, no un resultado de estos proyectos, y por eso no se citan aquí. Ver todo el portafolio.
El aula en línea: contenidos, evaluaciones, matrícula y certificados, con su marca y su modelo educativo.
Conocer el servicioMatrícula, cartera, notas, boletines y portal de familias, conectados con su pasarela y su contabilidad.
Conocer el servicioEl sitio que presenta la institución y vende sus programas, rápido en el celular y pensado para Google.
Conocer el servicioServidor, copias de seguridad y actualizaciones del sistema, administrados por nosotros.
Conocer el servicioMesa de ayuda y mantenimiento para las salas de sistemas y los equipos administrativos.
Conocer el servicioEl software de gestión académica administra la institución: inscripción, matrícula, cobros, cartera, notas oficiales, boletines y certificados. La plataforma virtual o LMS es donde se enseña: contenidos, tareas y evaluaciones. Muchas instituciones necesitan las dos, y las dos se pueden conectar.
Depende de cuántos procesos cubra (matrícula, cartera, notas, portal de familias, certificados), de las integraciones y de si se migra información de un sistema anterior. Por eso la inversión queda por escrito en la propuesta, después de un diagnóstico sin costo.
Sí. El acudiente llena los datos desde el celular o el computador, sube los documentos, acepta la autorización de tratamiento de datos y paga en línea; secretaría revisa lo recibido en lugar de digitarlo. La matrícula en línea ya funciona en la plataforma que desarrollamos para Grupo Élite.
Sí. Con Soporte 360, el asistente responde con la información que la institución aprobó —fechas, requisitos, costos publicados— y cita de dónde la saca; lo que no puede respaldar, o lo que toca un caso particular, se lo pasa a una persona con la conversación completa. Como muchos estudiantes son menores de edad, qué datos se piden por ese canal y quién los ve se define con usted desde el diseño.
La Ley 1581 de 2012 da un tratamiento reforzado a los datos de niños, niñas y adolescentes. En el sistema eso se traduce en permisos por rol, para que cada persona vea solo lo que su cargo necesita, y en la autorización del acudiente registrada en la matrícula. Dónde se alojan los datos se decide con usted desde el diseño.
Los casos que hoy podemos mostrar son de formación empresarial, certificación y eventos de formación. Los problemas de fondo —matrícula, cobro, notas y certificados— son los mismos en un colegio, y en el diagnóstico le decimos con franqueza si su caso lo resolvemos nosotros o un producto del mercado.
Empecemos por ahí. Construimos software a la medida y plataformas académicas para instituciones educativas. Agende un diagnóstico de 30 minutos, sin costo y sin compromiso, y lo revisamos con su proceso real, aunque la respuesta sea un producto que ya existe.
El formulario lo sirve nuestro proveedor de CRM, así que necesita que usted acepte las cookies de funcionalidad.
Logística Menos tiempos muertos y carga siempre visible: la operación completa en un solo tablero, de la bodega al cliente.
Ecommerce Vender más sin caos: pagos, inventario y despachos funcionando como una sola pieza.
Salud Agendas llenas y pacientes mejor atendidos, cumpliendo la normativa de cada país.
Turismo y hotelería Más ocupación y huéspedes que vuelven: reservas, tarifas y atención sin fricciones.
Inmobiliaria Cerrar negocios más rápido: prospectos, contratos y cartera bajo control en un solo lugar.