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Setores · Educação
Um software de gestão para instituições de ensino reúne em um mesmo lugar o que hoje está espalhado entre planilhas, WhatsApp e balcão de atendimento: inscrição e matrícula, cobrança de mensalidades e inadimplência, notas e boletins, comunicação com as famílias e certificados. Nós o construímos sob medida para a escola, o instituto ou o centro de formação, integrado ao gateway de pagamento e aos sistemas que você já usa. E se a sua instituição se parece com muitas outras e um produto por assinatura basta, dizemos isso no diagnóstico.
Diagnóstico de 30 minutos, gratuito e sem compromisso · Segunda a sexta, 8h–13h e 14h–17h
Quase nunca falta informação. Falta que ela esteja em um só lugar. Estes são os sintomas que mais se repetem, e se a sua equipe reconhece três ou mais, o problema não é de pessoas: é de sistema.
Formulários em papel, cópias de documentos e uma secretaria que digita tudo de novo. Na época de matrícula, a secretaria fica sobrecarregada justamente quando mais famílias novas chegam.
Mensalidades, parcelas e acordos de pagamento são conciliados com o extrato do banco, e o lembrete de pagamento depende de alguém se lembrar de enviá-lo.
Cada professor na sua planilha, a coordenação consolidando e a secretaria montando o relatório com a escala da instituição.
Comunicados, convocações, extratos e solicitações chegam aos celulares da equipe, sem registro e sem resposta a tempo.
Declarações de matrícula, históricos de notas ou certificados de participação em um curso são montados no Word, assinados e escaneados.
Na Colômbia, as informações que o SIMAT, o SIET ou o SNIES exigem são consolidadas de novo à mão porque o sistema interno não as tem no formato necessário.
Uma escola e um centro de formação corporativa não são administrados da mesma forma, e um software que serve para um pode atrapalhar o outro. Isto é o que costuma pesar mais em cada caso:
Um produto por assinatura é o mais indicado se a sua instituição funciona como muitas outras —escola com períodos regulares, boletins no formato habitual— e você prefere pagar uma mensalidade a ter um projeto. Na Colômbia há vários produtos maduros para escolas, e se for o seu caso, diremos isso a você.
O software sob medida vale a pena quando:
Também há um caminho intermediário: a sala de aula em um LMS que você já tenha e, sob medida, a venda, a matrícula e a cobrança em torno dela. E se você escolher desenvolvimento próprio, alguém precisa manter o servidor, os backups e as atualizações: isso é coberto pela nossa hospedagem gerenciada.
Conforme o que a sua instituição precisa, o sistema pode incluir estes módulos. Se o que você procura é sobretudo a sala de aula —conteúdos, tarefas, avaliações e certificação on-line—, o ponto de partida é a nossa plataforma acadêmica virtual.
O candidato, o aluno ou o responsável preenche os dados, envia os documentos, aceita a autorização de tratamento de dados e fica matriculado sem passar pelo balcão.
Pagamentos on-line, planos de parcelamento, lembretes automáticos e o extrato de cada família à vista da tesouraria.
Lançamento de notas por professor, boletins com a escala da sua instituição e certificados gerados quando o aluno cumpre os requisitos.
Notas, pagamentos, comunicados e documentos em um só acesso, pelo celular. Com relatórios para a direção: matrícula, arrecadação e inadimplência por período, sem esperar que alguém consolide um arquivo.
Quando a instituição vende formação aberta: catálogo, página do programa e pagamento no mesmo percurso. É o nosso serviço de criação e desenvolvimento de sites.
Se o que transborda são as perguntas e solicitações por WhatsApp, e-mail e telefone, isso é resolvido pelo Suporte 360: um assistente responde com o que a instituição já publicou e cita a fonte, o que ele não sabe passa para uma pessoa, e cada caso fica com número de protocolo e aviso antes que o prazo vença.
Um sistema de gestão que não conversa com os demais cria mais um arquivo que alguém precisa conferir. As três primeiras integrações já colocamos em produção em projetos de formação e eventos; as demais são revisadas no diagnóstico, caso a caso, antes de prometer qualquer coisa.
No site do Grupo Élite, a compra de um curso é paga com PayU, com opção de parcelamento; a bilheteria do Congreso de Líderes cobra com Stripe.
Os formulários do Grupo Élite chegam direto ao CRM deles, então a equipe de vendas vê cada interessado sem copiar dados.
Para publicar cursos, mudar preços e abrir inscrições sem depender de nós.
Se a sua instituição emite fatura eletrônica, usa contas institucionais para o acesso ou já tem uma sala de aula virtual, revisamos o que pode ser conectado. Para os relatórios oficiais colombianos, o sistema pode ser projetado para guardar os dados com a estrutura que cada um exige, para que prepará-los não signifique digitar tudo de novo.
Não temos parceria comercial com nenhum desses fornecedores e não construímos conexões diretas com os sistemas do Ministério. Se a sua instituição usa um sistema que não está nesta lista, ele é revisado antes de qualquer compromisso.
Na Colômbia, cada tipo de instituição reporta a um sistema de informação diferente do Ministério da Educação: as escolas registram a matrícula da educação infantil, do ensino fundamental e do médio no SIMAT; as instituições de educação para o trabalho e o desenvolvimento humano (ETDH) registram instituições e programas licenciados no SIET, por meio da sua secretaria de educação; e o ensino superior reporta ao SNIES. Um sistema bem projetado pode guardar os dados de forma que preparar esses relatórios não obrigue a digitá-los de novo.
Na educação básica e média, o Decreto 1290 de 2009, hoje compilado no Decreto 1075 de 2015, fixa a escala nacional de avaliação —Superior, Alto, Básico e Bajo— e deixa que cada instituição defina o seu próprio sistema de avaliação. Por isso os boletins são configurados com a escala e a equivalência da sua instituição, não com um modelo pronto.
A Lei 1581 de 2012 protege os dados pessoais e dá um tratamento reforçado aos de crianças e adolescentes. No sistema, isso se traduz em decisões de projeto: quem vê que informação conforme o seu cargo, com que autorização do responsável e onde ela é guardada.
Descrevemos o marco geral colombiano para explicar como o sistema é projetado; isto não é assessoria jurídica. As obrigações concretas da sua instituição são definidas pela sua secretaria de educação e pelo seu assessor jurídico.
Você nos conta onde a sua equipe perde tempo e dizemos se vale mais a pena um produto, um desenvolvimento ou uma combinação.
Antes de propor telas, conversamos com quem faz o trabalho hoje: secretaria acadêmica, tesouraria, coordenação. O software certo nasce do processo real. A proposta, com escopo, investimento e data de entrega, fica por escrito antes de começar.
Você testa avanços funcionando no seu navegador ao longo do projeto, não um documento no final.
Alunos, notas e históricos passam para o sistema novo e são conferidos com a sua secretaria antes da mudança, com a entrada em produção planejada de acordo com o seu calendário acadêmico.
A sua equipe e os seus professores aprendem a usá-lo sem precisar de perfil técnico, e o código e os dados são seus. O calendário acadêmico muda todo ano, e o sistema muda com ele.
Os casos que podemos mostrar hoje são de formação corporativa, certificação e eventos de formação. Se a sua instituição é uma escola ou uma universidade, dizemos isso logo de início: o que levamos desses projetos é a parte que mais dói em qualquer instituição, vender, matricular, cobrar e certificar sem papelada.
O Grupo Élite forma, assessora e audita sistemas de gestão na Colômbia e no Peru. Redesenhamos o site do Grupo Élite e desenvolvemos a sua plataforma acadêmica para separar dois negócios que se atrapalhavam: o site vende —catálogo de cursos e programas de extensão, página com horário e pagamento com PayU— e a plataforma acadêmica ensina: matrícula, salas de aula, instrutores e certificação ao final do programa.
Ver o caso: Grupo Élite
A ICSER Consultoría vende certificações com uma equipe administrativa pequena. Construímos a plataforma de certificações da ICSER: cursos e certificações on-line, pagamentos integrados, acesso de qualquer dispositivo e capacitação da equipe.
Ver o caso: ICSER
Um evento internacional de formação em liderança. Fizemos a bilheteria e o acesso virtual do Congreso de Líderes: ingressos presenciais, virtuais e em grupo vendidos on-line, e uma área do usuário para que quem comprou acesso virtual entre sem ligar para ninguém.
Ver o caso: Congreso de LíderesOs números de trajetória que o Grupo Élite e o Congreso de Líderes publicam nos próprios sites são deles, não um resultado destes projetos, e por isso não são citados aqui. Ver todo o portfólio.
A sala de aula on-line: conteúdos, avaliações, matrícula e certificados, com a sua marca e o seu modelo educacional.
Conhecer o serviçoMatrícula, inadimplência, notas, boletins e portal das famílias, conectados ao seu gateway de pagamento e à sua contabilidade.
Conhecer o serviçoO site que apresenta a instituição e vende os seus programas, rápido no celular e pensado para o Google.
Conhecer o serviçoServidor, backups e atualizações do sistema, gerenciados por nós.
Conhecer o serviçoHelp desk e manutenção para os laboratórios de informática e os equipamentos administrativos.
Conhecer o serviçoO software de gestão acadêmica administra a instituição: inscrição, matrícula, cobranças, inadimplência, notas oficiais, boletins e certificados. A plataforma virtual ou LMS é onde se ensina: conteúdos, tarefas e avaliações. Muitas instituições precisam das duas, e as duas podem ser conectadas.
Depende de quantos processos ele cobre (matrícula, inadimplência, notas, portal das famílias, certificados), das integrações e de haver migração de informações de um sistema anterior. Por isso o investimento fica por escrito na proposta, depois de um diagnóstico gratuito.
Sim. O responsável preenche os dados pelo celular ou pelo computador, envia os documentos, aceita a autorização de tratamento de dados e paga on-line; a secretaria revisa o que recebeu em vez de digitar tudo. A matrícula on-line já funciona na plataforma que desenvolvemos para o Grupo Élite.
Sim. Com o Suporte 360, o assistente responde com as informações que a instituição aprovou —datas, requisitos, valores publicados— e cita de onde as tira; o que ele não consegue respaldar, ou o que envolve um caso particular, passa para uma pessoa com a conversa completa. Como muitos alunos são menores de idade, quais dados são pedidos por esse canal e quem os vê é definido com você desde o projeto.
Na Colômbia, a Lei 1581 de 2012 dá um tratamento reforçado aos dados de crianças e adolescentes. No sistema, isso se traduz em permissões por perfil, para que cada pessoa veja apenas o que o seu cargo exige, e na autorização do responsável registrada na matrícula. Onde os dados ficam hospedados é decidido com você desde o projeto.
Os casos que podemos mostrar hoje são de formação corporativa, certificação e eventos de formação. Os problemas de fundo —matrícula, cobrança, notas e certificados— são os mesmos em uma escola, e no diagnóstico dizemos com franqueza se o seu caso é resolvido por nós ou por um produto do mercado.
Vamos começar por aí. Construímos software sob medida e plataformas acadêmicas para instituições de ensino. Agende um diagnóstico de 30 minutos, sem custo e sem compromisso, e o revisamos com o seu processo real, mesmo que a resposta seja um produto que já existe.
O formulário é fornecido pelo nosso provedor de CRM, por isso você precisa aceitar os cookies de funcionalidade.
Logística Menos tempo ocioso e carga sempre visível: a operação completa em um só painel, do depósito ao cliente.
Ecommerce Vender mais sem caos: pagamentos, estoque e envios funcionando como uma peça só.
Saúde Agendas cheias e pacientes mais bem atendidos, cumprindo a regulamentação de cada país.
Turismo e hotelaria Mais ocupação e hóspedes que voltam: reservas, tarifas e atendimento sem atrito.
Imobiliário Fechar negócios mais rápido: leads, contratos e recebíveis sob controle em um só lugar.